Vendor
For leverandører til kommuner
Simplewise Vendor er en tjeneste kommunen kjøper for å følge opp leverandører. Vi handler på kommunens vegne, med fullmakt, og gjennomgår dokumentasjon, avklarer spørsmål og samordner oppfølgingen.
Dokumentasjon, svar og oppdateringer
Faglig kontroll og samordnet oppfølging
Vurdering av egen bruk og egne beslutninger
Simplewise AS kombinerer digitale verktøy med faglig arbeid innen informasjonssikkerhet og personvern. Gjennom Vendor vurderer vi avtalegrunnlag og dokumentasjon og følger opp leverandører på vegne av kommuner. Henvendelsen og fullmakten viser hvilken kommune og leveranse oppdraget gjelder.
Når dokumentasjonen viser riktig tjeneste, versjon og driftsform, kan vi vurdere leveransen på et presist grunnlag.
Dere kan vise til samme felles materiale når flere kommuner spør om de samme forholdene. Vi kan rette spørsmålene mot det som faktisk trenger avklaring.
Dere avklarer hvilket felles materiale vi kan bruke og dele, og hvilke begrensninger som gjelder.
En avklaring om samme leveranse kan inngå i vurderingene for flere kommuner. Kommunespesifikke spørsmål holdes atskilt.
En kontaktperson og varsler om relevante endringer gjør det mulig å følge opp det som er nytt.
Vi kan vurdere hva en endring betyr for det eksisterende grunnlaget. Tidligere dokumentasjon og svar følger oppfølgingen videre.
Vi avklarer kravene ut fra tjenesten, dokumentasjonen og kommunens faktiske bruk. Lovkrav, avtalekrav og faglige anbefalinger holdes atskilt.
Når dere behandler personopplysninger på kommunens vegne, vurderer vi avtalegrunnlaget mot relevante krav i GDPR, blant annet artikkel 28.
Vi vurderer dokumenterte sikkerhetstiltak opp mot risikoen og relevante lov- og avtalekrav, blant annet GDPR artikkel 32.
Vi ser tjenesten i sammenheng med kommunens behandling av personopplysninger og risiko- og sårbarhetsvurderinger (ROS).
Sektorregelverk, kommunens avtalte sikkerhetskrav og bruk av kunstig intelligens kan gi behov for flere vurderinger.
Vi knytter dokumentene til riktig leveranse og avklarer hvilke krav og spørsmål som er relevante.
Digitale verktøy hjelper med struktur og sammenstilling. Mennesker vurderer dokumentasjonen, begrunner funn og følger opp svar.
Dere får konkrete spørsmål eller forslag til endring. Nye opplysninger vurderes før grunnlaget oppdateres.
En dokumentgjennomgang bygger på materialet som er tilgjengelig. Vi avklarer behovet for ytterligere undersøkelser når dokumentasjonen ikke gir tilstrekkelig grunnlag.
Et manglende dokument og et dokumentert avvik trenger ulik oppfølging. Vi beskriver hva vurderingen bygger på, hva som gjenstår og hva som kan avklare punktet.
Vi ber om en presisering eller dokumentasjon og gjør det tydelig når grunnlaget ikke er tilstrekkelig til å konkludere.
Vi viser til kravet og grunnlaget, forklarer problemet og beskriver behovet for retting eller videre avklaring. Dere får anledning til å svare.
Vi vurderer nye svar og dokumenter og oppdaterer berørte funn. Kommunen beslutter avtaler, tiltak og videre bruk på grunnlag av anbefalingene.
Ved alvorlige forhold kan vi anbefale å utsette signering eller begrense eller stanse bruk til forholdet er avklart eller rettet. Kommunen beslutter videre oppfølging. Simplewise gir et beslutningsgrunnlag, ikke en sertifisering.
Forenklet, fiktivt eksempel på oppfølging av supporttilgang.
En sikkerhetsbeskrivelse sier at support kan få tilgang. Godkjenning, varighet og kontroll av tilgangen er ikke beskrevet.
Hvem godkjenner supporttilgang, hvor lenge gjelder den, og hvordan logges og kontrolleres bruken?
Leverandøren sender en rutine for tidsbegrenset tilgang og kontroll av logger. Dokumentet knyttes til tjenesten det gjelder.
Vi vurderer rutinen mot spørsmålet og leveransen. Eventuelle resterende punkter følges opp. En relevant avklaring kan brukes for flere kommuner innenfor avtalt tillatelse.
Gjenbruk gjelder relevant dokumentasjon og avklaringer om samme leveranse. Vi vurderer relevansen for kommunen som skal bruke grunnlaget.
Forespørselen for den aktuelle kommunen kan besvares uavhengig av delingsordningen.
Dere trenger ikke inngå et kundeforhold med oss eller betale til Simplewise. Vi utfører oppdraget for kommunen. Dere kan svare på kommunens forespørsel uten å gi tillatelse til deling med andre kommuner.
Felles leverandørforhold kan gi et felles grunnlag. Konklusjoner og tiltak kan likevel variere med kommunens bruk, hvilke opplysninger som behandles og lokale forhold.
Ja. Oppgi hvilket punkt svaret gjelder, og vis til dokumentasjon eller en presisering av leveransen. Vi vurderer opplysningene og oppdaterer berørte funn når grunnlaget tilsier det.
Delingsordningen er ingen publisering på et åpent nettsted. Materialet håndteres fortrolig etter gjeldende avtaler og delingsvilkår. Oppgi begrensninger for materiale som krever særskilt håndtering.
Dokumentgjennomgangen er en vurdering av avtaler og tilgjengelig dokumentasjon. Behov for tekniske tester eller andre undersøkelser avklares særskilt.
Bruk kontaktpersonen og svar i den aktuelle e-postdialogen. Der finner dere kommunen, tjenesten, fullmakten og det konkrete dokumentasjonsbehovet. Avklar med oss hvordan materiale som krever særskilt beskyttelse, skal oversendes.